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会议法则:控制 22 分钟的会议时间

【 更新时间:2010-09-20 | 字体:
[导读]没有人因任何的因素喜欢开会。其实很多情况下,大部分的人都认为一些的会议都是在浪费时间。那么,如何剔除会议中那些浪费时间的方面,留下精华部分?让我们尝试下将会议时间压缩到 22 分钟,Nicole 首先提出了这个想...

没有人因任何的因素喜欢开会。其实很多情况下,大部分的人都认为一些的会议都是在浪费时间。那么,如何剔除会议中那些浪费时间的方面,留下精华部分?让我们尝试下将会议时间压缩到 22 分钟,Nicole 首先提出了这个想法,我个人认为这是目前所能看到的最容易做到而且有效的办法。

这里是他提及的一些方面:

请原谅我可能没有完全清楚得阐述他的核心观点,因为这些内容我是从他的想法中部分摘记而来。其中每条详细的观点如下:

1、制定 22 分钟时间的会议

  • 谁规定所有的会议时间需要花半个小时甚至一个小时?这有何数据依据?当然没有。
  • 其实,这点时间留给人们去阐述、辩论自己的观点显然不足够。因此反过来讲,也不可能所有的会议在 22 分钟之内搞定。
  • 但你可以尝试尽可能将会议时间控制得越来越短,而不是越来越长。

2、有个共同的议程

  • 有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。
  • 可以考虑在白板上写出议程的内容,同时加粗相应的关键点,由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。

3、提前 3 天发送邀请和相关必读内容

  • 虽然这可能是会议组织者的负担,但这能为组员降低尽可能小的成本。
  • 千万不要让会议变成“大家尽可能得先了解文档中的内容,然后必须提交相应的作业”等这种情况。

4、准时开始

  • 会议准时开始的这种情况发生的几率有多少?该死,实际情况是几乎没有。
  • 你可能会说,部分的情况可能是由于 Outlook 等程序可能没有设置足够的提醒时间的问题。当然纯粹依靠软件是不靠谱的,甚至我建议你可以使用便签等“土办法”。
  • 同时 22 分钟的时间对于个人而言,也可以当作是做个缓冲休息时间。

5、站着开会

  • 舒适的椅子会让人“变懒”,而同时站着开会能提醒大家目标是不是需要说明或者补充(参见“混乱的站立会议”)。

“混乱的站立会议”

  • 同时,你需要保持你的观点,如有必要请保持沉默,将它留到会议外去单独处理。


6、不要带笔记本,但记得带纸笔

  • 如果你承诺会议会在 22 中之内搞定,那么就没有必要带其他无关的物品。
  • 我甚至认为带上这些东西你将重复你中学时的覆辙 — 看起来你在开会,而其实你的心已经飞往他处。
  • 纸和笔会让你的头脑清醒,也有利于分工:一个人讨论问题,另外一个人记录。

7、同时禁止带手机

  • 理由同上

8、注意!记录所有的话题相关的反馈

  • 如果是个会议,那必定有个人会担当组织者的角色,记录所有应该注意的点。
  • 同时,反馈中可能会有支线等情况发生,你应该避免这些话题不会离会议本身的议题太远。

9、尽可能快的发送会议记录

  • 22 分钟并不长,但你应该尽可能快的发送相关的会议记录,组织并计划下个会议。

好了,我想你有更多补充这个话题的观点,那么也请你不吝的提出。如果你愿意,你完全可以和其他人分享这个话题。如果你有需要,这里有PDF文档,还有Nicole演讲的视频:http://www.youtube.com/v/z6536UbT_QA

原版:http://www.scottberkun.com/blog/2010/the-22-minute-meeting/

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